Zarządzenie nr 0151/308/04 burmistrza miasta Lędziny z dnia 11.05.2004 w sprawie wprowadzenia instrukcji dotyczącej organizacji, przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wnioskĂłw w Urzędzie Miasta Lędziny oraz jednostkach organizacyjnych gminy

Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8.03.1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. nr 142/2001 poz. 1591 z późn. zm.) działu VIII ustawy z dnia 14.06.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. nr 98 poz. 1071 ze zmianami) oraz rozporządzenia Rady MinistrĂłw z dnia 8.01.2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wnioskĂłw (Dz. U. z 2002 r. nr 5 poz. 46), zarządzam, co następuje:

§1

Wprowadzam instrukcję w sprawie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie Miasta Lędziny stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§2

§3

§4

Osoby wymienione w pkt. 2 i 3 odpowiedzialne są za prawidłowe załatwienie skarg i wnioskĂłw.

§5

Zobowiązuje się Inspektora ds. Kontroli Wewnętrznej do dokonywania okresowych kontroli w zakresie prawidłowego i terminowego przyjmowania i rozpatrywania, załatwienia skarg i wniosków w gminnych jednostkach organizacyjnych oraz sporządzania rocznych analiz i ocen w tym zakresie.

§6

Zobowiązuje się kierownika Referatu Kadr i Organizacji do prowadzenia rejestru skarg i wniosków a także do okresowej kontroli terminowości ich rozpatrywania i załatwienia oraz sporządzenia rocznych kontroli i ocen w tym zakresie.

§7

Nadzór nad wykonaniem zarządzania powierzam zastępcy burmistrza miasta.

§8

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do zarządzenia nr 0151/308/04

Instrukcja w sprawie organizacji, przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków dotyczących działalności urzędu i jednostek organizacyjnych, dla których organem założycielskim jest Rada Miasta

I. Postanowienia ogĂłlne

§1

Każdemu służy prawo składania do organów Gminy skarg i wniosków. Skargi i wnioski można składać w interesie własnym, innych osób za ich zgodą oraz organom gminnych jednostek organizacyjnych, a także w interesie publicznym.

§2

1. Przez organizacje społeczne należy rozumieć w szczególności organizacje zawodowe, samorządowe, spółdzielcze, stowarzyszenia i ich związki.
2. Podmiotem uprawnionym do wnoszenia skarg i wniosków w imieniu organizacji społecznych jest ustawowy lub statutowy organ tej organizacji (walne zebranie, zarząd, przewodniczący zarządu, pełnomocnik itp.)

§3

Przepisy niniejszej instrukcji mają również zastosowanie do skarg i wniosków przekazanych właściwym komórkom organizacyjnym Urzędu, Zastępcy Burmistrza i Skarbnikowi Miasta przez redakcje prasowe, radio, telewizję, kroniki filmowej w postaci artykułów, notatek i innych opublikowanych wiadomości mających znamiona skargi lub wniosku.

§4

Złożenie skargi lub wniosku pociąga za sobą następujące obowiązki:

1. przyjęcie i zarejestrowanie skargi lub wniosku,
2. rozpatrzenie w terminie skargi lub wniosku,
3. udzielenie odpowiedzi na skargę lub wniosek.

§5

Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez komórki organizacyjne Urzędu lub przez pracowników Urzędu, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw.

§6

Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności.

§7

O tym, czy pismo jest skargą albo wnioskiem decyduje treść pisma, a nie forma zewnętrzna. Nie jest istotne jak wnoszący tytułuje złożone pismo ani jaki tytuł swego wystąpienia zaproponuje do protokołu. Istotne jest natomiast, aby z treści pisma bądź wypowiedzi wynikało, że wnoszący wyraża niezadowolenie albo, że zamierza zaproponować ulepszenie działalności.

§8

Organem właściwym do rozpoznania skarg dotyczących zadań lub działalności:

1. rady gminy - jest wojewoda, a w zakresie spraw finansowych - regionalna izba obrachunkowa;
2. organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego w sprawach należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej - jest wojewoda;
3. burmistrza i kierownikĂłw gminnych jednostek organizacyjnych z wyjątkiem spraw określonych w pkt. 2 - jest rada gminy;
4. naczelników wydziałów, kierowników referatów oraz samodzielnych pracowników - jest Burmistrz Miasta;
5. pozostałych pracowników Urzędu Miasta - Zastępca Burmistrza Miasta;
6. pracownikĂłw gminnych jednostek organizacyjnych - kierownicy tych jednostek.

§9

Wnioski składa się do organów właściwych ze względu na przedmiot wniosków.

§10

1. Jeżeli organ, do którego wniesiono skargę lub wniosek nie jest właściwy do jej rozpatrzenia powinien niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni, przekazać skargę lub wniosek właściwemu organowi zawiadamiając o tym skarżącego, albo wskazać mu właściwy organ.
2. Jeśli skarga lub wniosek zostały wniesione do organu niewłaściwego, a organu właściwego nie można ustalić na podstawie treści skargi lub wniosku, albo gdy z treści skargi wynika, że właściwe w sprawie są organy wymiaru sprawiedliwości, organ, do którego skargę lub wniosek wniesiono, zwraca wnoszącemu skargę lub wniosek w terminie siedmiu dni z odpowiednim wyjaśnieniem.
3. Jeżeli skarga lub wniosek dotyczy kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, organ, do którego wniesiono skargę lub wniosek, rozpatruje sprawy należące do jego właściwości, a pozostałe przekazuje niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni od otrzymania, właściwym organom, przesyłając odpis skargi lub wniosku oraz zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego skargę lub wniosek.

§11

1. Organ właściwy do rozpatrzenia skargi może ją przekazać do załatwienia organowi niższego stopnia, o ile skarga nie zawiera zarzutów dotyczących działalności tego organu.
2. Skargę na pracownika można przekazać do załatwienia również jego przełożonemu służbowemu, z obowiązkiem zawiadomienia organu właściwego do rozpatrzenia skargi o sposobie jej załatwienia.
3. O przekazaniu skargi zawiadamia się równocześnie skarżącego.

§12

Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą faksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.

§13

Skargi i wnioski w celu ich rozpatrzenia i załatwienia powinny zawierać imię, nazwisko (nazwę organizacji społecznej) oraz adres wnoszącego. Skargi lub wnioski nie zawierające ww. danych podlegają rozpatrzeniu wówczas, gdy uzasadnia to interes społeczny.

II. Przyjmowanie i rejestrowanie skarg i wnioskĂłw

§14

Skargi i wnioski składane na piśmie oraz ustnie do protokołu rejestrowane są w rejestrze skarg i wniosków prowadzonym w Referacie Kadr i Organizacji. Kierownik Referatu prowadzi rejestr, a także okresowo kontroluje terminowość rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.

§15

Skargi i wnioski dotyczące działalności Burmistrza rejestrowane są w Referacie Kadr i Organizacji. Przewodniczący Rady decyduje o sposobie ich załatwienia.

§16

Na żądanie wnoszących potwierdzana jest na kopiach pism data przyjęcia pisma.

§17

Naczelnicy Wydziałów, Kierownicy Referatów, Kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych bądź osoby przez nich wskazane przyjmują w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach urzędowania.

§18

Informację o godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków są wywieszone w Urzędzie.

§19

Krytyczne notatki i artykuły prasowe podlegają rejestracji w Referacie Kultury, Sportu i Rekreacji w ewidencji notatek prasowych.

§20

1. W przypadku zgłoszenia skargi lub wniosku ustnie przyjmujący zgłoszenie sporządza protokół przyjęcia skargi lub wniosku. W protokole zamieszcza się datę przyjęcia skargi lub wniosku, imię, nazwisko, adres osoby zgłaszającej oraz zwięzły opis treści sprawy. Protokół podpisują wnoszący skargę lub wniosek i przyjmujący zgłoszenie.
2. Na żądanie wnoszącego przyjmujący ustną skargę lub wniosek sporządza protokół w dwóch egzemplarzach potwierdzając datę przyjęcia.
3. Protokół jest rejestrowany w rejestrze prowadzonym w Referacie Kadr i Organizacji.

§21

Obowiązek przekazania do zarejestrowania w Referacie Kadr i Organizacji skarg i wniosków, które wpłynęły do Wydziałów i Referatów po ich zadekretowaniu bądź, które zostały tam osobiście przez wnoszącego złożone, spoczywa na Naczelnikach Wydziałów oraz Kierownikach Referatów.

§22

1. Pisma i protokoły zarejestrowane w rejestrze skarg i wniosków przekazywane są do merytorycznego załatwienia wyznaczonej komórce organizacyjnej (tj. wskazanej na piśmie lub protokole).
2. Korespondencja w sprawie danej skargi musi zawierać numer rejestru skarg i wniosków, który m.in. uwzględnia symbol jednostki załatwiającej skargę oraz kolejny numer w rejestrze.

III. Rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków

§23

1. Pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie skarg i wniosków zobowiązani są do przestrzegania następujących zasad:
   • zapewnienia wszechstronnego postępowania wyjaśniającego dla ustalenia pełnego stanu faktycznego i prawnego sprawy;
   • starannego, wnikliwego i terminowego załatwienia skarg i wnioskĂłw polegającego na rozpatrzeniu wszystkich okoliczności sprawy;
   • udzielenia wyczerpujących odpowiedzi na wszystkie zarzuty zawarte w skardze z uwzględnieniem okoliczności faktycznych i prawnych stanowiących podstawę rozstrzygnięcia;
   • wyczerpującego i wszechstronnego uzasadnienia faktycznie i prawnie negatywnych odpowiedzi na skargi (za załatwione negatywnie uwaĹźa się skargi, w ktĂłrych wskazane nieprawidłowości nie znalazły potwierdzenia).
2. Załatwienie skargi polega na rozstrzygnięciu, wydaniu poleceń lub podjęciu innych stosownych środków w celu usunięcia stwierdzonych uchybień i w miarę możliwości prawnych przyczyn ich powstania oraz zawiadomienie w sposób wyczerpujący skarżącego (wnioskodawcę) o wynikach załatwienia.

§24

Jeżeli z treści skargi lub wniosku nie można należycie ustalić ich przedmiotu, wzywa się wnoszącego skargę lub wniosek do złożenia, w terminie 7 dni od daty otrzymania wezwania, wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania.

§25

Skarga dotycząca określonej osoby nie może być przekazana do załatwienia tej osobie, ani osobie, wobec której pozostaje ona w stosunku nadrzędności służbowej.

§26

Osoba, która otrzymała do załatwienia skargę dotyczącą jej działalności jest zobowiązana przekazać tę skargę niezwłocznie swojemu przełożonemu służbowemu.

§27

Skargi i wnioski, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji, przyjmowania wyjaśnień oraz badania akt powinny być rozpatrzone i załatwione niezwłocznie nie później jednak niż w terminie czternastu dni. Skargi i wnioski wymagające przeprowadzenia odpowiedniego postępowania powinny być rozpatrzone i załatwione najpóźniej w terminie jednego miesiąca od daty ich wniesienia.

§28

W przypadku nie załatwienia skargi lub wniosku w terminie określonym w par. 27 naleĹźy odpowiednio zawiadomić wnoszącego podając przyczynę zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy (dot. skargi) bądĹş zawiadomić o podjętych czynnościach i przewidywanym terminie załatwienia wniosku.

§29

Zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi lub wniosku powinno zawierać oznaczenie organu, od którego pochodzi, wskazanie w jaki sposób skarga (lub wniosek) została załatwiona oraz podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego osoby upoważnionej do załatwienia skargi.

§30

O sposobie załatwienia skargi lub wniosku należy zawiadomić wnoszącego pisemnie. Kopię odpowiedzi należy przekazać do Referatu Kadr i Organizacji w celu odnotowania sposobu i terminu załatwienia sprawy w rejestrze skarg i wniosków. Na kopii odpowiedzi należy zamieścić:

• parafę osoby (referenta, kierownika, naczelnika itp.) przygotowującego projekt pisma;
• datę jego sporządzenia (z lewej strony pod treścią pisma);
• datę wysyłki oraz parafę osoby wysyłającej pismo.

Kopie odpowiedzi przechowywane są wg kolejności wynikającej z rejestru.

§31

Akta załatwionych skarg i wniosków przechowywane są w komórkach organizacyjnych, które prowadziły postępowanie wyjaśniające.

§32

Jeżeli posłowie na Sejm, senatorowie i radni, którzy wnieśli we własnym imieniu albo przekazali do załatwienia skargę (wniosek) innej osoby, powinni być zawiadomieni o sposobie załatwienia skargi (wniosku), a gdy jej załatwienie wymaga zebrania dowodów, informacji, wyjaśnień - także o stanie rozpatrzenia skargi (wniosku) najpóźniej w terminie czternastu dni od dnia jej wniesienia albo przekazania.

IV. Postanowienia końcowe

§33

1. Skarga w sprawie indywidualnej, która nie była i nie jest przedmiotem postępowania administracyjnego, powoduje wszczęcie postępowania, jeżeli złożona została przez stronę. Jeżeli skarga taka pochodzi od innej osoby może spowodować wszczęcie postępowania administracyjnego z urzędu, chyba, że przepisy wymagają do wszczęcia postępowania żądania strony.
2. W przypadku gdy skarga w wyniku jej rozpatrzenia, uznana została ze bezzasadną i jej bezzasadność wskazano w odpowiedzi na skargę, a skarżący ponowił skargę bez wskazania nowych okoliczności - organ właściwy do jej załatwienia może w odpowiedzi na tę skargę podtrzymać swoje poprzednie stanowisko.

§34

W sprawie, w której toczy się postępowanie administracyjne:

1. skarga złożona przez stronę podlega rozpatrzeniu w toku postępowania, zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego,
2. skarga pochodząca od innych osób stanowi materiał, który organ prowadzący postępowanie powinien rozpatrzyć z urzędu.

§35

Nadzór nad rozpatrywaniem i załatwianiem skarg i wniosków sprawuje Zastępca Burmistrza Miasta.

§36

Osoby, które dopuściły się naruszenia postanowień niniejszej instrukcji podlegają odpowiedzialności dyscyplinarnej.

Powrót do pozostałych zarządzeń