Zarządzenie nr 0120.14.2014 burmistrza miasta Lędziny z dnia 14.07.2014 w sprawie usprawnienia kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Lędziny po kompleksowej kontroli gospodarki finansowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Katowicach obejmującej okres 2010-2014

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. 2013, poz. 594 z późniejszymi zmianami) oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. 2013, poz. 885 z późniejszymi zmianami) w związku z przeprowadzeniem przez Regionalną Izbę Kontroli w Katowicach kompleksowej kontroli gospodarki finansowej za lata 2010-2014 oraz wystosowanym przez prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej wystąpieniem pokontrolnym nr WK-6100/4/4/14 z dnia 23.06.2014 r., w celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, zarządzam, co następuje:

§1

1. Zobowiązuję skarbnika miasta do uzupełnienia przepisĂłw wewnętrznych regulujących politykę rachunkowości o ustalenie sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych do konta 221 w zakresie dochodĂłw z tytułu najmu, dzierĹźawy, uĹźytkowania wieczystego oraz opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaĹź napojĂłw alkoholowych, stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a i b ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości oraz do zaprowadzenia ewidencji analitycznej do powyĹźszego konta pozwalającej na ustalenie przypisu naleĹźności dokonanych wpłat oraz zaległości czy nadpłat w stosunku do dochodĂłw w wyĹźej wskazanych tytułów, stosownie do art. 13 ust. 4 pkt 1 i 2, art. 17 ust. 1 pkt 2 oraz art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra FinansĂłw z dnia 5.07.2010 r. w sprawie szczegĂłlnych zasad rachunkowości oraz planĂłw kont dla budĹźetu państwa, budĹźetĂłw jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budĹźetowych, samorządowych zakładĂłw budĹźetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budĹźetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
2. Zobowiązuję sekretarza miasta w porozumieniu ze skarbnikiem miasta do ustalenia i formalnego powierzenia pracownikom Urzędu Miasta Lędziny zadań w zakresie prowadzenia księgowej ewidencji analitycznej do konta 221 w zakresie dochodĂłw z najmu, dzierĹźawy, uĹźytkowania wieczystego, opłat za sprzedaĹź napojĂłw alkoholowych.
3. Zobowiązuję głównego specjalistę ds. wojskowych, zarządzania kryzysowego, obrony cywilnej i ewidencji podmiotĂłw gospodarczych do ujmowania na koncie 221 dochodĂłw budĹźetowych z tytułu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaĹź napojĂłw alkoholowych stosownie do treści art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz zasad funkcjonowania ww. konta określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra FinansĂłw z 5.07.2010 r. w sprawie szczegĂłlnych zasad rachunkowości oraz planĂłw kont dla budĹźetu państwa, budĹźetĂłw jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budĹźetowych, samorządowych zakładĂłw budĹźetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budĹźetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
4. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do ujmowania rozrachunkĂłw z tytułu diet radnych miasta Lędziny na koncie 240, stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz zasad funkcjonowania tego konta określonych w zakładowym planie kont wprowadzonym zarządzeniem nr 0152/52/10 burmistrza miasta Lędziny z 15.12.2010 r. oraz w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra FinansĂłw z 5.07.2010 r. w sprawie szczegĂłlnych zasad rachunkowości oraz planĂłw kont dla budĹźetu państwa, budĹźetĂłw jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budĹźetowych, samorządowych zakładĂłw budĹźetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budĹźetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
5. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do wzmocnienia nadzoru nad pracownikami Wydziału Finansowego w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej konta 224, stosownie do zasad funkcjonowania ww. konta określonego w zakładowym planie kont wprowadzonym zarządzeniem nr 0152/52/10 burmistrza miasta Lędziny z 15.12.2010 r., a takĹźe w w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra FinansĂłw z 5.07.2010 r. w sprawie szczegĂłlnych zasad rachunkowości oraz planĂłw kont dla budĹźetu państwa, budĹźetĂłw jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budĹźetowych, samorządowych zakładĂłw budĹźetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budĹźetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
6. Zobowiązuję naczelnikĂłw, kierownikĂłw, pracownikĂłw na samodzielnych stanowiskach do sporządzania dokumentĂłw PT w zakresie działania komĂłrek organizacyjnych w sposĂłb zapewniający bieżące ujmowanie operacji gospodarczych w księgach rachunkowych, stosownie do art. 20 ust. 1 w związku z art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości oraz zarządzenia burmistrza miasta Lędziny nr 0120.3.2012 z 2.01.2012 r. w sprawie instrukcji określającej zasady obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dokumentĂłw i ksiąg rachunkowych w Urzędzie Miasta Lędziny.
7. Zobowiązuję skarbnika miasta do respektowania postanowień art. 211 ust. 1 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych w związku z art. 7 ust. 1 pkt 4, art. 7 ust. 3 oraz art. 34 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 13.11.2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego, dotyczących zaprzestania finansowania budĹźetu danego roku dochodami roku następnego.
8. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do wzmocnienia nadzoru nad pracownikami Wydziału Finansowego w zakresie sporządzania przez nich sprawozdań Rb-27S z wykonania planu dochodĂłw budĹźetowych jednostki samorządu terytorialnego w zakresie dochodĂłw otrzymanych z tytułu subwencji oświatowej oraz podatku dochodowego od osĂłb fizycznych, stosownie do §6 ust. 1 pkt 1 i §9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra FinansĂłw z dnia 16.01.2014 r. w sprawie sprawozdawczości budĹźetowej oraz §3 ust. 3 pkt 4 oraz §3 ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do ww. rozporządzenia.
9. Zobowiązuję sekretarza miasta w porozumieniu ze skarbnikiem miasta do powierzenia pracownikom Urzędu Miasta obowiązków dotyczących sporządzania jednostkowych sprawozdań Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji w zakresie ksiąg Urzędu Miasta Lędziny oraz budżetu miasta Lędziny.
10. Zobowiązuję skarbnika miasta do zapewnienia prawidłowości wykazywanych w sprawozdaniach Rb-Z danych o udzielonych przez miasto Lędziny poręczeniach, w części B powyĹźszego sprawozdania stosownie do §4 ust. 1 pkt 1 i 3, §4 ust. 2 oraz §10 ust. 4 rozporządzenia Ministra FinansĂłw z dnia 4.03.2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansĂłw publicznych w zakresie operacji finansowych.
11. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do sporządzania jednostkowych sprawozdań Rb-27S z wykonania planu dochodĂłw budĹźetowych oraz Rb-28S z wykonania planu wydatkĂłw budĹźetowych stosownie do §4 pkt 1 oraz §8 ust. 5 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra FinansĂłw z dnia 16.01.2014 r. w sprawie sprawozdawczości budĹźetowej.
12. Zobowiązuję skarbnika miasta do wzmocnienia nadzoru nad pracownikami Wydziału Finansowego w zakresie prawidłowego sporządzania bilansĂłw z wykonania budĹźetu miasta Lędziny w tym dokonywania prawidłowego podziału zobowiązań z tytułu kredytĂłw na krĂłtkoterminowe i długoterminowe, stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości oraz §17 ust. 6 rozporządzenia Ministra FinansĂłw z dnia 5.07.2010 r. sprawie szczegĂłlnych zasad rachunkowości oraz planĂłw kont dla budĹźetu państwa, budĹźetĂłw jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budĹźetowych, samorządowych zakładĂłw budĹźetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budĹźetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
13. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do wzmocnienia nadzoru nad pracownikami Wydziału Finansowego w zakresie ujmowania w ewidencji księgowej kont 134 oraz 260 naliczanych między okresami rozliczeniowymi odsetek przypadających do spłaty w korespondencji z kontem 909, stosownie do zasad funkcjonowania tych kont opisanych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra FinansĂłw z dnia 5.07.2010 r. sprawie szczegĂłlnych zasad rachunkowości oraz planĂłw kont dla budĹźetu państwa, budĹźetĂłw jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budĹźetowych, samorządowych zakładĂłw budĹźetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budĹźetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
14. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do wzmocnienia nadzoru nad pracownikami Wydziału Finansowego w zakresie prawidłowego sporządzania sprawozdania Rb- NDS o nadwyĹźce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego, stosownie do §9 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra FinansĂłw z dnia 16.01.2014 r. w sprawie sprawozdawczości budĹźetowej oraz §13 pkt 5 lit. Instrukcji sporządzania sprawozdań budĹźetowych w zakresie jednostek samorządu terytorialnego, zawartej w załączniku nr 39 do ww. rozporządzenia.
15. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Infrastruktury do podjęcia działań mających na celu waloryzację czynszu wynikającego z umowy najmu nr ZI.7031.058.2012 z 30.10.2012 r. oraz umowy najmu z dnia 21.08.2002 r. przedmiotem ktĂłrej jest lokal przy ul. Pokoju 106 w Lędzinach, mając na uwadze art. 42 ust. 5, art. 254 pkt 1 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych.
16. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Infrastruktury i Gospodarki Miejskiej do wzmocnienia nadzoru nad pracownikami wydziału w zakresie prawidłowej realizacji umĂłw najmu, zgodnie z art. 42 ust. 5, art. 254 pkt 1 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych.
17. Zobowiązuję głównego specjalistę ds. wojskowych, zarządzenia kryzysowego, obrony cywilnej i ewidencji podmiotĂłw gospodarczych do szczegółowego analizowania terminowości dokonywanych przez przedsiębiorcĂłw opłat za zezwolenia na sprzedaĹź napojĂłw alkoholowych, w przypadku nieterminowej wpłaty podjąć działania mające na celu wydanie decyzji stwierdzających wygaśnięcie zezwoleń na sprzedaĹź napojĂłw alkoholowych, stosownie do treści art. 162 §1 pkt 1 oraz §3 ustawy z dnia 14.06.1960 r. kodeks postępowania administracyjnego w związku z art. 11¹ ust. 7 ustawy z dnia 26.10.1982 r. o wychowaniu w trzeĹşwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
18. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Geodezji, Gospodarki Nieruchomościami i Ładu Przestrzennego w porozumieniu z naczelnikiem Wydziału Infrastruktury i Gospodarki Miejskiej do podjęcia działań mających na celu zapobieżenie w przyszłości powstaniu stanu bezumownego korzystania z nieruchomości gminnych przez właścicieli kontenerów na odzież używaną.
19. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do zapewnienia wydawania decyzji podatkowych przez osoby (pracownikĂłw) upowaĹźnione, stosownie do treści art. 143 §1 i art. 210 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa.
20. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do wyjaśnienia czy zaszły okoliczności przerywające bieg przedawnienia zaległości podatnikĂłw o nr 1/1384 i nr 30/1046 za lata 1996-2007, w przypadku stwierdzenia zaległości przedawnionych wyksięgować z ewidencji księgowej przedawnione naleĹźności, mając na uwadze art. 59 §1 pkt 9, art. 70 §1 i §4 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa oraz art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
21. Zobowiązuję skarbnika miasta do uzupełnienia przepisĂłw wewnętrznych o zasady prowadzenia rachunkowości podatkowej oraz o procedury dotyczące podejmowania czynności zmierzających do egzekucji zaległości podatkowych, mając na uwadze rozporządzenie Ministra FinansĂłw z dnia 25.10.2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planĂłw kont dla organĂłw podatkowych jednostek samorządu terytorialnego oraz planĂłw kont dla organĂłw podatkowych jednostek samorządu terytorialnego oraz art. 6 §1 i art. 15 §1 ustawę z dnia 17.06.1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, rozporządzenie Ministra FinansĂłw z dnia 20.05.2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli naleĹźności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środkĂłw egzekucyjnych.
22. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do prawidłowego opodatkowania podatnikĂłw o numerach ewidencyjnych: 1/117 i 1/75 oraz poszczegĂłlnych najemcĂłw wynajmujących lokale uĹźytkowe znajdujące się na terenie Targowiska Miejskiego w Lędzinach, mając na uwadze art. 165 §1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa oraz art. 6 ust. 1 w związku z art. 2 ust. 1, art. 3 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy z dnia 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych oraz
23. Zobowiązuję kierownika Targowiska Miejskiego do uwzględnienia i zweryfikowania zapisĂłw umĂłw o najem lokali uĹźytkowych na targowisku dotyczących rozliczeń podatku od nieruchomości w myśl art. 165 §1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa oraz art. 6 ust. 1 w związku z art. 2 ust. 1, art. 3 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy z dnia 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych.
24. Zobowiązuję skarbnika miasta do ustalenia procedur w zakresie przepływu informacji pomiędzy poszczegĂłlnymi komĂłrkami organizacyjnymi w Urzędzie Miasta Lędziny, a jednostkami organizacyjnymi w celu zapewnienia prawidłowego opodatkowania nieruchomości będących własnością gminy, a oddanych w najem lub dzierĹźawę, stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy z dnia 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych.
25. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do wzmocnienia nadzoru nad pracownikami Wydziału Finansowego w zakresie prawidłowego dokonywania czynności sprawdzających dotyczących deklaracji na podatek od nieruchomości, stosownie do art. 272, art. 274 a ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa.
26. Zobowiązuję naczelnikĂłw, kierownikĂłw, pracownikĂłw na samodzielnych stanowiskach do terminowego przekazywania Wydziałowi Finansowemu kopii dokumentĂłw tj. zawartych umĂłw, stosownie do postanowień zarządzenia burmistrza miasta Lędziny nr SK0152/40/2010 z dnia 14.10.2010 r. w sprawie zasad obiegu dokumentĂłw dotyczących zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego miedzy komĂłrkami organizacyjnymi w Urzędzie Miasta Lędziny.
27. Zobowiązuję sekretarza miasta do wytypowania i powierzenia na piśmie pracownikom Urzędu Miasta w Lędzinach obowiązki i odpowiedzialność dotyczące przygotowania dokumentacji w zakresie ustanawiania trwałego zarządu na rzecz gminnych jednostek budżetowych.
28. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Infrastruktury i Gospodarki Miejskiej do przeanalizowania i rozważenia formy prawnej działań mających na celu przekazanie budynku na rzecz Targowiska Miejskiego i Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lędzinach.
29. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Finansowego do zapewnienia dokonywania kontroli formalno-rachunkowej sprawozdań składanych przez jednostki organizacyjne do Urzędu Miasta Lędziny.
30. Zobowiązuję pracownika sekretariatu do potwierdzania daty wpływu sprawozdań budĹźetowych składanych przez jednostki organizacyjne do Urzędu Miasta, a takĹźe do rejestrowania wpływu sprawozdań w rejestrze kancelaryjnym, stosownie do treści §9 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra FinansĂłw z dnia 16.01.2014 r. w sprawie sprawozdawczości budĹźetowej, §10 ust. 6 rozporządzenia Ministra FinansĂłw z dnia 4.03.2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansĂłw publicznych w zakresie operacji finansowych oraz §42 ust. 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady MinistrĂłw z dnia 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazĂłw akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwĂłw zakładowych.
31. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Infrastruktury i Gospodarki Miejskiej do wzmocnienia nadzoru nad pracownikami wydziału w zakresie przygotowania dokumentacji przetargowej na wynajem lokali użytkowych.
32. Wzmocnić nadzĂłr nad członkami komisji przetargowych w zakresie prawidłowej oceny spełnienia przez oferentĂłw przetargu warunkĂłw przetargu, stosownie do art. 12 ustawy z dnia 21.08.1997 r. o gospodarce nieruchomościami.
33. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Infrastruktury i Gospodarki Miejskiej do zapewnienia, iĹź przyjmowane do realizacji zadania z zakresu działania powiatu będą realizowane po uzyskaniu zgody Rady Miasta, stosownie do stosownie do treści art. 18 ust. 2 pkt 11 w związku z art. 8 ust. 2a ustawy z dnia 8.03.1990 r. o samorządzie gminnym.
34. Zobowiązuję naczelników wydziałów, kierowników referatów, pracowników na samodzielnych stanowiskach do starannego przygotowywania specyfikacji istotnych warunków zamówienia na potrzeby przeprowadzenia zamówienia publicznego w zakresie komórek organizacyjnych którymi kierują.
35. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Inwestycji i ZamĂłwień Publicznych oraz członkĂłw komisji przetargowych do zachowania naleĹźytej staranności nad czynnościami w zakresie przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamĂłwień publicznych, weryfikacji składanych przez wykonawcĂłw ofert oraz stosowania ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamĂłwień publicznych, mając na uwadze art. 7 ust. 3, art. 4 pkt 8 w związku z art. 32 ust. 2, art. 22 ust. 4 w związku z art. 7 ust. 1, art. 26 ust. 3 ww. ustawy.
36. Zobowiązuję naczelnika Wydziału Edukacji, Kultury, Spraw Społecznych, Sportu i Promocji Miasta do przedłoĹźenia na najbliĹźszej sesji Rady Miasta, ktĂłra odbędzie się w sierpniu br. sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczegĂłlnych stopniach awansu zawodowego za rok 2012 w szkołach prowadzonych przez gminę Lędziny. Ponadto zobowiązuję do corocznego realizowania tego obowiązku stosownie do treści art. 30 lit. a ust. 5 ustawy z dnia 26.01.1982 r. Karta nauczyciela.

§2

Wykonanie niniejszego zarządzenia powierzam wskazanym w poszczególnych punktach niniejszego zarządzenia pracownikom Urzędu Miasta Lędziny, których wykaz stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia. Przyjęcie obowiązków wynikających z zarządzenia pracownicy potwierdzają własnoręcznym podpisem.

§3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Powrót do pozostałych zarządzeń